Cómo cambiar de SGA y no morir en el intento

Y la historia se repite...

Como profesional de la informática me encuentro en numerosas ocasiones con clientes que necesitan cambiar de SGA. Lo que he aprendido es que esto normalmente es un proceso doloroso, tanto para la empresa cliente como para la empresa proveedora. La empresa cliente generalmente obtiene un producto de peor calidad al que se esperaba o un producto que no se ajusta a sus necesidades y que acaba siendo mucho más caro debido a la cantidad de desarrollos a medida que hay que hacer. La empresa proveedora tiene que acabar invirtiendo mucho más esfuerzo del presupuestado para sacar el proyecto adelante. Si a eso le añadimos que generalmente la dirección no está involucrada en los proyectos a bajo nivel, ellos solo oirán quejas y acabarán pensando que el proveedor o producto no son buenos...

Pero... ¿de quién es la culpa? ¿de la empresa proveedora? ¿de la empresa cliente? ¿nos han intentado engañar vendiéndonos un producto no acabado o que no tiene calidad? o por el contrario, ¿tratamos con trabajadores que no saben de logística, que son poco cualificados?

Vamos a verlo...

Inicio de la relación comercial

Desde mi experiencia es en la relación comercial dónde se pueden empezar a originar las dificultades. Por la parte cliente ser precisos en la fase comercial profundizando en las verdaderas necesidades de la empresa, definiendo los puntos imprescindibles y estando abiertos a ciertos cambios y mejoras, es una parte necesaria para el desarrollo correcto del proyecto, así como el comprometerse a buscar un jefe de proyecto y unos key users realmente comprometidos con la labor de cambio del SGA. Por la parte proveedora ser honestos y sinceros sobre lo que el software es capaz de asumir sin ser modificado es parte imprescindible para el éxito. Hay otro punto muy importante en esta fase: el precio. Tengamos en cuenta que si el proveedor es muy barato el personal es menos cualificado, por lo que los resultados pueden no ser los esperados.

Proyecto

Durante el proyecto la empresa proveedora se encuentra con la dificultad de que los usuarios de almacén no quieran cambiar de software. Esto es bastante frecuente debido a que los motivos que impulsan a dirección a hacer este cambio no suelen tener que ver con el día a día del almacén y además, el cambio suele traer un trabajo extra que pocos empleados están dispuestos a asumir. Es posible que dentro de este grupo de empleados resistentes al cambio estén el propio jefe de almacén o los llamados key users.

¿Cómo manejamos todo ésto?

Lo primero es estar atentos en la fase comercial y poder responder a preguntas cómo: ¿hemos sido francos respecto a lo que como clientes necesitamos y respecto a lo que como proveedores sabemos que podemos ofrecer? ¿el alcance del proyecto está claro? ¿las exclusiones están claras? ¿y los supuestos? Un consejo para esta fase es probar el software uno mismo. No dejes que te hagan una demo, maneja tu mismo el software. Así evitarás que te vendan algo que no tienen pero que han conseguido maquillar.

Durante la fase de proyecto los dos project managers, cliente y proveedor, son las personas más importantes del mismo y deben establecer una relación de confianza entre ambos siendo conscientes de que el proyecto es común. Pero las relaciones no siempre son fáciles...

La solución: el intermediario

Cuando hay dos personas con intereses o puntos de vista opuestos, un intermediario es la solución. Introduciendo la figura de un consultor intermediario, que entienda el proceso y el software y que pueda mediar entre las dos empresas en temas como la finalización de las tareas, los ajustes en presupuesto, tiempo y alcance, así como cualquier imprevisto que pueda surgir.